Artykuł ten został opublikowany w miesięczniku "Administrator", w numerze 4/2012.
Od 8 lat w Europejskim Komitecie Normalizacyjnym (CEN - Comité Européen de Normalisation), trwają prace nad normami, dotyczącymi działalności Facility Management. Dotychczas przyjęto 6 norm, a w tym roku zostanie prawdopodobnie opublikowana już siódma jej część, dotycząca benchmarkingu efektywności w FM.
Facility Management to kompleksowe zarządzanie usługami i procesami pomocniczymi organizacji, mające na celu wspomaganie i poprawę efektywności jej działalności podstawowej. W wielu krajach jest to działalność rozwijająca się już od lat. Również w Polsce Facility Management zaczyna odgrywać coraz bardziej istotną rolę.
Już w 2004 roku, w Europejskim Komitecie Normalizacyjnym (CEN - Comité Européen de Normalisation), rozpoczęto prace nad przygotowaniem normy dotyczącej działalności Facility Management. Jej pierwsze dwie części zostały opublikowane w 2006 roku i przyjęte przez Polski Komitet Normalizacyjny w roku 2007 jako PN-EN 15221:
- PN-EN 15221-1:2007, Facility Management - Część 1: Terminy i definicje. Norma ta podaje podstawowe terminy i definicje z obszaru Facility Management oraz daje wgląd w zakres tej działalności. Ujednolicenie języka używanego w tej branży pozwoli na ułatwienie kontaktów pomiędzy dostawcami i odbiorcami usług Facility Management.
- PN-EN 15221-2:2007, Facility Management - Część 2: Wytyczne do przygotowywania porozumień Facility Management. Zawiera ona wytyczne dotyczące przygotowania porozumień i umów w Facility Management i pozwala na klarowne zdefiniowanie obszarów odpowiedzialności dostawców i odbiorców usług. Część ta dotyczy przede wszystkim porozumień pomiędzy odbiorcą i zewnętrznym dostawcą usług Facility Management. Jednakże duża część tej normy może również być zastosowana w przypadku wewnętrznych dostawców usług Facility Management, może być pomocna we wprowadzeniu wewnętrznego porozumienia dotyczącego poziomu wykonywanych usług (SLA).
W roku 2011 CEN opublikował cztery kolejne części tej normy. W tym samym roku zostały one przyjęte przez Polski Komitet Normalizacyjny:
- PN-EN 15221-3:2011, Zarządzanie Infrastrukturą - Część 3: Wytyczne dotyczące jakości w Zarządzaniu Infrastrukturą. Część ta wskazuje, że jakość świadczonych usług ma fundamentalne znaczenie dla organizacji odbiorcy usług Facility Management, ponieważ jakość procesów wspierających i pomocniczych może wpływać w znacznym stopniu na działalność podstawową. W związku z tym zarówno klient jak i dostawca usług powinni posiadać wszystkie niezbędne środki, takie jak wiedza, narzędzia, procesy itp. do zdefiniowania jakości usług i zapewnienia, by jakość dostarczonych usług spełniała wymagania i zaspokajała potrzeby odbiorcy tych usług. Część 3 normy PN-EN 15221 podaje wytyczne, jak mierzyć, osiągać i poprawiać jakość w Facility Management począwszy od zdefiniowania potrzeb, poprzez przekształcenie ich w wymagania i ich realizację w procesach Facility Management. Dostarcza wskazówek jak opracować odpowiednie metody pomiaru, które zapewnią Facility Management wydajność i jakość teraz oraz w przyszłości. Podkreśla, że dobrze dobrane wskaźniki pozwolą na lepsze zaspokojenie potrzeb organizacji, wcześniejsze rozpoznawanie problemów i przewidywanie wyników oraz kontrolę procesu. Niniejsza norma ma zastosowanie zarówno w organizacji odbiorcy, jak i dostawcy usług Facility Management.
- PN-EN 15221-4:2011, Zarządzanie Infrastrukturą - Część 4: Taksonomia, Klasyfikacja i Struktury w Zarządzaniu Infrastrukturą. Facility Management obejmuje bardzo szeroki zakres procesów, usług i produktów. Celem tej części jest uwzględnienie wartości dodanej do działalności podstawowej przez przyjęcie perspektywy produktu Facility Management jako rozpoznanego przez procesy podstawowe lub podstawową działalność organizacji. Część ta wprowadza koncepcję klasyfikacji produktów standardowych Facility Management. Rozszerza ona pojęcia zawarte w pierwszej części (PN-EN 15221-1), dodając systematykę zakresu Facility Management.
- PN-EN 15221-5:2011, Zarządzanie Infrastrukturą - Część 5: Wytyczne dotyczące procesów w Zarządzaniu Infrastrukturą. Część 5 określa wytyczne dotyczące rozwoju i poprawy procesów Facility Management w celu wsparcia procesów podstawowych. Przedstawia podstawowe zasady i opisuje ogólne procesy wysokiego poziomu Facility Management oraz procesy strategiczne, taktyczne i operacyjne. Podaje również przykłady powiązań i przepływów roboczych między procesami w Facility Management.
- PN-EN 15221-6:2011, Zarządzanie Infrastrukturą - Część 6: Pomiar obszaru i przestrzeni w Zarządzaniu Infrastrukturą. Część 6 określa wspólne podstawy dla planowania i projektowania powierzchni oraz dla zarządzania i oceny finansowej tych powierzchni. Określa również narzędzia do analizy porównawczej w zakresie zarządzania powierzchnią w Facility Management. Obejmuje pomiar obszaru i przestrzeni dla istniejących budynków, będących własnością lub dzierżawionych, oraz budynków w stanie planowania lub rozbudowy. Podaje terminy i definicje oraz metody pomiaru powierzchni poziomych i objętości w budynkach lub częściach budynków niezależnie od ich funkcji.
Prace nad normą dotyczącą Facility Management trwają nadal. W przygotowaniu jest siódma część tej normy dotycząca benchmarkingu efektywności w Facility Management. Opublikowanie tej części jest zaplanowane przez CEN na rok 2012. Następnym krokiem będzie przyjęcie siódmej części normy przez PKN.
Równolegle w Polskim Komitecie Normalizacyjnym rozpoczęły się prace mające na celu rozpowszechnienie tej normy wśród wszystkich uczestników, których ta norma może dotyczyć. Pierwszym etapem tych prac będzie przetłumaczenie przyjętych już części normy na język polski.
