To kolejna część omówienia podstawowych funkcji programów typu CAFM. W pierwszej części powiedzieliśmy, że program taki powinien odzwierciedlać dwa podstawowe elementy działalności Facility Management, czyli opis miejsca i opis organizacji. Dzięki tym informacjom pozwoli on usytuować konkretną osobę w konkretnym miejscu. Jeśli dodatkowo umieścimy w takim programie bardziej szczegółowe informacje, np. do jakiej jednostki organizacyjnej jest przypisana ta właśnie osoba, czy też bardziej szczegółowy opis pomieszczeń i ich kategorii, będziemy mogli uzyskać interesujące zestawienia dotyczące wykorzystania i zagospodarowania powierzchni. Współdziałający z tymi danymi program typu GIS, pozwoli na jeszcze bardziej obrazowe prezentacje tych danych.
Ale przecież można jeszcze więcej. Jednym z zadań wykonywanych przez ekipy Facility Management są przeprowadzki. Jeżeli mamy do czynienia z niewielką organizacją, czyli z niewielką ilością zmian alokacji pomieszczeń, wystarczy tylko regularne uaktualnianie danych w systemie CAFM. Trzeba jednak pamiętać, że większe przeprowadzki są często przedmiotem specjalnych projektów. A w średniej wielkości firmie, powiedzmy 1 000 osób, około 600 osób w ciągu roku zmienia swoją lokalizację. I zwykle odbywa się to w stosunkowo krótkim czasie. Programy CAFM powinny pomagać w tego typu wyzwaniach. Specjalistyczny moduł „Zarządzanie przeprowadzkami" pozwala na odpowiednio wczesne dokonanie kilku symulacji. Można przygotować różne scenariusze rozmieszczenia poszczególnych osób, poszczególnych działów. Dzięki raportom w formie tabel, czy wydruków planów pomieszczeń można je porównywać ze sobą, wybierając najlepszą konfigurację. Następnym krokiem jest planowanie samych przeprowadzek. Kto i kiedy będzie zmieniał biuro? Czy potrzebne są biura „buforowe", do czasowego ulokowania przeprowadzanych osób? Ile przeprowadzek w ciągu jednego dnia należy wykonać? A może trzeba to zrobić w soboty i niedziele, aby nie przerywać pracy? Dobry program CAFM powinien pomóc znaleźć odpowiedzi na te pytania. No i w końcu sekwencja przeprowadzek, czyli które czynności i w jakiej kolejności trzeba wykonać. Przygotowanie kartonów, odłączenie i podłączenie sieci (IT, telefon, ...), etykietki na drzwiach, sprzątanie, ... To tylko kilka przykładów zadań, które trzeba poustawiać w odpowiedniej kolejności. Taki specjalistyczny moduł do zarządzania przeprowadzkami może być bardzo użyteczny. I dziwić może fakt, że spotyka się go sporadycznie w programach CAFM.
Kolejna funkcjonalność programów CAFM to Help Desk. Można ją spotkać chyba we wszystkich programach tego typu. Niektóre oferują tylko tę funkcję i mimo to używają nazwy CAFM. Faktem jest, że to właśnie wewnątrz takiej funkcji można pokazać zakres działania Facility Management. Można powiedzieć, że po opisie organizacji i miejsca, Help Desk jest trzecią częścią fundamentu programu CAFM. Zanim moduł taki zacznie funkcjonować trzeba opisać w nim właśnie zakres działania. Czyli to, jakie usługi w danej organizacji będą realizowane, jaki jest zakres umowy. Co mieści się w standardowym koszcie usługi, a co będzie obiektem dodatkowej wyceny. I na jakich zasadach te usługi będą wykonywane, czyli opis SLA (Service Level Agreement). Takie zasady realizacji usług też są zwykle opisane w umowie, więc należy wprowadzić te dane do systemu CAFM. Bardzo upraszczając, należy zapisać w systemie, że na przykład czas na wymianę przepalonej żarówki to dwie godziny, a czas na przymocowanie obrazu w korytarzu to dwa dni. W ten sposób system CAFM potrafi uruchomić automatyczne przypominanie o pracach do wykonania. Moduł Help Desk powinien również posiadać informacje o wykonawcach usług. Czy są to pracownicy wewnętrzni, czy należy wezwać kogoś z zewnątrz? Jakie są specjalności tych pracowników? Czy będzie to tzw. „złota rączka", czy trzeba wezwać specjalistę? Organizacja wykonawcy stanowi kolejną informację zasilającą system CAFM. Moduł Help Desk obsługuje zwykle wiele zawodów, dotyczy nie tylko zgłoszeń usterek technicznych. Wszędzie tam, gdzie trzeba użyć jakichkolwiek zasobów wykonawcy, w określonym czasie, można odpowiednio sparametryzować dane i używać modułu Help Desk.
System CAFM z modułem Help Desk
Sposób używania takiego modułu może być różny, w zależności od zwyczajów w danej organizacji, od możliwości technicznych, od warunków umowy. Może to być klasyczny, czyli telefoniczny Help Desk, gdzie użytkownik zgłasza problem dzwoniąc na przeznaczony do tego celu numer wykonawcy. Tam zostaje obsłużony przez 24godzinny serwis przyjmujący, rejestrujący i rozdzielający zgłoszenia. Może to być również całkowicie zdecentralizowany system, w którym użytkownik sam loguje się do systemu i sam wprowadza dane dotyczące problemu. W takim przypadku moduł Help Desk powinien proponować jak najwięcej informacji do wyboru, aby jak najbardziej unikać wpisywania swobodnego tekstu. Będzie to użyteczne przy wszelkiego rodzaju statystykach i raportach. Bez względu na to w jaki sposób informacje będą pojawiać się w systemie, powinny być one dostępne dla wszystkich w czasie rzeczywistym.
Moglibyśmy rozwijać ten temat i wchodzić coraz dalej w szczegóły, nie jest to jednak miejsce na specyfikację sytemu CAFM. Staramy się tylko opisać poszczególne składniki. W kolejnych artykułach odnajdziemy kolejne funkcje.
