W tym artykule zajmiemy się programami z kolejnej kategorii programów stosowanych w obszarze Facility Management. Będziemy mówić o programach typu CMMS. Rozwinięcie tego angielskiego skrótu to Computerized Maintenance Management System, a w dowolnym tłumaczeniu na język polski to Komputerowy System Zarządzania Utrzymaniem Ruchu. Można więc powiedzieć, że CMMS to narzędzie, które powinno pomagać i usprawniać pracę działów lub służb utrzymania ruchu. W środowisku przemysłowym stosowanie tego typu narzędzi jest jak najbardziej uzasadnione i staje się ono w naszym kraju coraz bardziej rozpowszechnione. Ale jaki to ma związek z działalnością Facility Management? Zgodnie z definicją FM oraz biorąc pod uwagę zakres FM, tak jak definiuje to norma PN-EN 15221, jedną z usług Facility Management jest przecież utrzymanie i eksploatacja obiektów oraz ich instalacji i urządzeń technicznych. Dystrybucja mediów, energii, wody, odpadów, ale również wymiany, remonty i modernizacje struktur zewnętrznej i wewnętrznej obiektu znajdują się w zakresie Facility Management. A mówiąc obiekt możemy mieć na myśli kilku dziesięciopiętrowy budynek biurowy, wielkie centrum handlowe, szpital, stadion czy też dworzec lub lotnisko. Instalacje techniczne w takich obiektach są niejednokrotnie bardziej rozbudowane niż w niejednym zakładzie produkcyjnym. Nie dziwi więc stosowanie narzędzi z kategorii CMMS w obszarze Facility Management.
Jakie powinny być podstawowe elementy zawarte w programie typy CMMS?
Jeżeli ma to być program wspomagający utrzymanie ruchu, czyli obsługę instalacji i urządzeń technicznych obiektu, to powinien on zawierać przede wszystkim rejestr tych instalacji i urządzeń. A więc znajdziemy tam rejestry maszyn, podzespołów, urządzeń, instalacji, wyposażenia, pojazdów, … Oczywiście wszystkie te elementy powinny być ułożone w odpowiednich strukturach. Może to być struktura funkcjonalna, czyli hierarchia elementów biorąca pod uwagę ich techniczne „zadania”. Na przykład:
- Systemy klimatyzacji
- Centrale klimatyzacyjne
- Centrala XXX
- Wentylator nawiewny
- Silnik elektryczny
Często taka hierarchia oparta jest na modelach pochodzących z innych krajów, w których takie koncepcje funkcjonują już od wielu lat, np. niemiecke modele VDMA, lub KKS. Inną strukturą może być hierarchia geograficzna, która bierze pod uwagę miejsce w którym urządzenie jest zainstalowane. Na przykład:
- Obiekt O
- Budynek B
- Dach
- Zachodnie Skrzydło
Te różne struktury mogą być stosowane jednocześnie. Takie rejestry urządzeń powinny zawierać niezbędne informacje techniczne (moc, przepływ, wytrzymałość, lista części zamiennych, …). Ale również informacje o producencie, o dostawcy, czy też dane finansowe i księgowe.
Kolejnym elementem niezbędnym w systemie CMMS są wymagania techniczne dla opisanych już urządzeń i instalacji. Mogą być oparte na Dokumentacji Techniczno-Ruchowej uzupełnionej często fachową wiedzą ekspertów z działów technicznych. To tutaj właśnie powinniśmy odnaleźć:
- schematy funkcjonowania
- instrukcje użytkowania
- instrukcje obsługi
- instrukcje konserwacji i smarowania
- instrukcje BHP
- normatywy remontowe
Na bazie takich informacji będą budowane standardowe prace konserwacyjne oraz będą definiowane standardowe częstotliwości przeglądów. No i co równie ważne, będzie można dokonać wstępnej estymacji niezbędnych zasobów do realizacji tych prac.
Następny element to wykonawcy. Zadaniem tego elementu jest opis wszystkich zasobów przeznaczonych do realizacji zadań utrzymania ruchu. Mogą to być zarówno wykonawcy wewnętrzni jak i zewnętrzni, mogą to być specjalistyczne maszyny i urządzenia, pojazdy, … Opis takich zasobów, w odpowiednich rejestrach programu, powinien zawierać informacje o danych kontaktowych, o specjalizacjach, o dostępności (nieobecności pracowników, albo możliwości wypożyczenia specjalistycznego sprzętu). W przypadku zasobów zewnętrznych istotne mogą być szczegóły umów wiążących strony. Wszystkie te dane pozwalają na powiązanie przypisanie zasobów do utrzymywanych instalacji i urządzeń technicznych obiektu. Można dzięki temu zarządzać tymi zasobami, tzn. reagować w przypadkach pilnych awarii, planować niezbędne zasoby do realizacji przeglądów, rozwiązywać problemy nieobecności, …
I ostatni z podstawowych i niezbędnych elementów w każdym programie typu CMMS, czyli polityka i reguły utrzymania ruchu. Podejście do utrzymania ruchu zmieniało się na przestrzeni lat. Począwszy od reaktywnej polityki utrzymania ruchu, kiedy remonty były realizowane dopiero po pojawieniu się awarii lub uszkodzenia, poprzez prewencyjne utrzymanie ruchu, aż do proaktywnej polityki utrzymania ruchu. Te dwie ostatnie metody spotyka się dzisiaj zdecydowanie częściej niż tę pierwszą. Ktoś po prostu wyliczył, że łączny koszt usunięcia awarii jest zdecydowanie wyższy niż realizacja zaplanowanego remontu. Stąd prewencyjne utrzymanie ruchu. A proaktywna polityka, to inspekcje zapobiegawcze oraz monitorowanie stanu technicznego urządzeń i instalacji, czyli:
- Interwencje według harmonogramu
- Interwencje według czasu pracy
- Interwencje według parametrów technicznych
Celem wyboru właściwej polityki utrzymania ruchu jest znalezienie optymalnego punktu równowagi pomiędzy kosztami utrzymania ruchu i kosztami awarii.
Wszystkie te, wymienione wyżej elementy, połączone w jeden spójny system, stanowią minimum każdego systemy CMMS.
Minimalny system CMMS
Można dzięki temu realizować między innymi:
- Zarządzanie rejestrem wyposażenia technicznego
- Zarządzanie wykonawcami i podwykonawcami
- Planowanie przeglądów
- Polecenia pracy
- Rejestracja zdarzeń dotyczących wyposażenia
A jak można to robić oraz jakie mogą być dodatkowe funkcje systemu CMMS dowiemy się w następnym artykule.
