Trudno dzisiaj wyobrazić sobie codzienne funkcjonowanie bez używania programów informatycznych. Ułatwiają one wykonywanie codziennych zadań, ale również pomagają wprowadzić w tych codziennych zadaniach pewien porządek, ułożyć zasady i reguły, ujednolicić procesy. A jakie programy informatyczne mogą być wdrażane i użytkowane w różnych stadiach realizacji usług Property i Facility Management?
Obszary Property i Facility Management są bardzo wdzięcznym miejscem stosowania specjalistycznego oprogramowania. A ponieważ zakres usług realizowanych w tych obszarach jest bardzo szeroki, to tak samo szeroka jest paleta oprogramowania stosowanego w tych usługach. Zarówno Property Management, a szczególnie Facility Management, poprzez realizację procesów pomocniczych wspierających działalność podstawową, mają wpływ na jakość i efektywność tej działalności podstawowej. Dobrze wybrane, dobrze dostosowane, dobrze wdrożone i dobrze używane oprogramowanie dla Property i Facility Management będzie niewątpliwie oddziaływać pozytywnie na działalność podstawową odbiorcy tych usług.
Zanim jednak będziemy mówić o realizacji usług Property i Facility Management, należy zacząć od samego początku, czyli od koncepcji i projektu obiektu, w którym te usługi będą świadczone. Wydawać by się mogło, że w trakcie projektowania, a nawet w trakcie budowy przyszłego obiektu jest jeszcze za wcześnie na stosowanie programów informatycznych z obszarów PM czy FM. A jednak możliwe, a nawet wskazane jest tak wczesne połączenie obiektu i jego przyszłej obsługi. Przecież to właśnie w fazie koncepcji i projektu podejmowane są decyzję, które mają wpływ na to, jak obiekt będzie użytkowany, ale również jak obiekt będzie obsługiwany i zarządzany. Anegdotyczne już są przykłady budynków z reprezentacyjnym holem wejściowy wznoszącym się na kilka kondygnacji i z umieszczonymi na suficie najwyższej kondygnacji ozdobnymi oprawami oświetleniowymi. Architekt zaprojektował, deweloper wybudował, ale obsługiwał będzie zespół Facility Management. Źródła światła w takich oprawach trzeba wymieniać, a w tym przypadku trzeba użyć specjalnego podnośnika lub rusztowania. Dobrze, jeśli posadzka w takim holu wszystko wytrzyma, a jeśli nie??? Cała koncepcja reprezentacyjnego holu wejściowego staje w tym momencie pod dużym znakiem zapytania. A przecież można takich sytuacji uniknąć. Oczywiście kontakt ze specjalistami z obszarów Property, a zwłaszcza Facility Management jest bardzo użyteczny w trakcie projektowania i budowy. A pomocne w tym niewątpliwie będzie specjalistyczne oprogramowanie z rodziny BIM - Building Information Modeling. Programy z tej grupy pozwalają na stworzenie wielobranżowego modelu budynku zawierającego nie tylko cyfrowe odzwierciedlenie fizycznych i funkcjonalnych właściwości, ale również wszystkie dane geometryczne, materiałowe itd. Modele tworzone dzięki takim programom mają wszystkie parametry przyszłego obiektu. Każda branża może odnaleźć specyficzne informacje, a nawet zasymulować przyszłe zdarzenia. Zainteresowani takimi programami mogą być wszyscy uczestnicy projektu. Począwszy od inwestorów, poprzez projektantów i wykonawców, aż do zarządzających i obsługujących, każdy może skorzystać i podzielić się wiedzą ze swojego obszaru kompetencji. Informacje sukcesywnie wprowadzane do systemu BIM w fazie projektu i budowy będą mogły być wykorzystywane w fazie eksploatacji obiektu, a pojawiające się później inne programy i systemy informatyczne będą mogły korzystać z tak pełnego źródła danych.
Inna grupa programów, które mogą występować we wczesnej fazie życia obiektu to programy z rodziny PMS – Property Management System. Kiedy koncepcja i projekt są już zakończone, kiedy wszystkie niezbędne procedury administracyjne są dopełnione, kiedy rozpoczyna się budowa, można zacząć myśleć o przyszłej eksploatacji obiektu, czyli można zacząć poszukiwać jego użytkowników. Bardzo użyteczne na tym etapie będą dedykowane moduły programów typu PMS. Takie funkcjonalności można również spotkać w programach z rodziny REMS – Real Estate Management System, albo w EAM - Enterprise Assets Management. Programy te będą również pojawiać się w późniejszych okresach życia obiektu, ale teraz można już skorzystać z funkcji zarządzania relacjami z klientami (CRM - Customer Relationship Management) czy monitorowania transakcji (BTM - Business Transaction Management). Dzięki informacjom zgromadzonym w fazie poszukiwań przyszłych użytkowników / najemców będzie można odtworzyć w każdej chwili cała historię przebiegu negocjacji. Do tych programów wrócimy ponownie wtedy, kiedy rozpocznie się właściwa eksploatacja wybudowanego obiektu.
Pod koniec budowy, kiedy budynek jest już podłączony do zewnętrznych sieci zasilających, dostarczających energię elektryczną, ciepło, ewentualnie chłód, wodę, oraz jest już wyposażony w liczniki tych wszystkich mediów, można zacząć wdrożenie systemów EMS – Energy Management Software. W tym pierwszym etapie należy opisać w programie wszystkie systemy dostawy i dystrybucji mediów w obiekcie uwzględniając wszystkie liczniki, zarówno te rzeczywiste, istniejące w instalacji oraz liczniki wirtualne, stworzone w programie na potrzeby rozliczeń mediów według lokali, według pięter, itp.... Systemy EMS służą właśnie do zbierania danych o zużyciu mediów opierając się na odczytach zdalnych, (jeśli instalacja na to pozwala) lub ręcznych. Jeżeli w fazie koncepcji i projektu stosowany był system BIM, to ten etap opisowy jest znacznie ułatwiony. Programy EMS dzięki gromadzonym danym o zużyciu, dzięki informacjom o warunkach umów z dostawcami mediów, dzięki informacjom o warunkach dostaw tych mediów dla poszczególnych odbiorców pozwalają na dostosowanie warunków dostaw mediów do rzeczywistych potrzeb użytkowników. W fazie eksploatacji obiektu będzie można generować szczegółowe raporty o zużyciu mediów oraz o emisji dwutlenku węgla. Będzie to niewątpliwie bardzo pomocne w przypadku obiektów ubiegających się o certyfikacje środowiskowe typu BREAM czy LEED. Trzeba również wspomnieć o możliwości szczegółowego fakturowania poszczególnych odbiorców, co dla zarządcy nieruchomości jest bardzo istotne.
Kiedy główne prace budowlane zbliżają się do końca rozpoczyna się wyposażanie obiektu w jego urządzenia i instalacje techniczne. W nowoczesnych budynkach ilość urządzeń i instalacji staje się coraz większa, a ich wzajemne powiązania stają się coraz bardziej złożone. Optymalne funkcjonowanie tak złożonych systemów jest niezbędne, aby zapewnić bezpieczeństwo i komfort przebywających w takim obiekcie użytkowników, a zapewnić to mogą programy z grupy BMS – Building Management System. Te programy do systemowego zarządzania budynkiem są bardzo często częścią instalacji, są budowane i konfigurowane w miarę wyposażania obiektu w urządzenia i instalacje techniczne. Podstawowe zadanie takich programów to kontrola parametrów pracy i automatyczne sterowanie poszczególnych urządzeń i instalacji oraz informacje o problemach i awariach. Systemy BMS sterują i monitorują techniczne funkcje budynku. W ten zakres mogą wejść instalacje elektryczne, począwszy od stacji zasilających, a skończywszy na podsystemach oświetlenia, instalacje ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji, instalacji sanitarne, czy też windy i dźwigi towarowe. Systemy BMS mogą również zawierać mniej lub bardziej rozbudowane moduły zarządzanie energią. I podobnie jak w przypadku EMS – Energy Management System, dane pochodzące z systemu BIM – Building Information Modeling, będą niewątpliwie dużą pomocą w fazie konfiguracji systemu BMS. W jednym obiekcie może istnieć i współpracować ze sobą kilka systemów BMS. Mogą to być systemy dedykowane dla specyficznych instalacji, może istnieć osobny system BMS dla części wspólnych budynku i osobne systemy BMS dla poszczególnych najemców. W praktyce można spotkać wiele różnych konfiguracji. Niekiedy w tym samym obszarze funkcjonalnym można spotkać się z oprogramowaniem typu SCADA - Supervisory Control and Data Acquisition, przeznaczonym między innymi do dynamicznej wizualizacji procesów technologicznych. Bywa ono uzupełnieniem dla systemów BMS, zwłaszcza w środowisku przemysłowym.
Po zakończeniu fazy wyposażania budynku, kiedy wszystkie urządzenia i instalacje są już na miejscu i działają prawidłowo, ich dokumentacja jest dostarczona, a gwarancje uruchomione, można rozpocząć wdrażanie systemów CMMS - Computerized Maintenance Management System, czyli systemów wspomagających utrzymanie ruchu. Programy tego typu pojawiły się najpierw w służbach utrzymania ruchu w zakładach przemysłowych, ale ze względu na rosnącą ilość urządzeń i instalacji technicznych w budynkach, bardzo szybko znalazły również i tutaj swoje miejsce. Ich głównym zadaniem jest pomoc w planowaniu przeglądów i konserwacji urządzeń i instalacji technicznych. Podstawowe elementy, które możemy odnaleźć w takich programach to przede wszystkim rejestr obsługiwanych urządzeń i instalacji wraz z ich wymaganiami technicznymi. Na tej bazie będą budowane standardowe prace konserwacyjne oraz będą definiowane standardowe częstotliwości przeglądów, będzie można dokonać wstępnej estymacji niezbędnych zasobów do realizacji tych prac. Kolejny element to właśnie opis wszystkich zasobów przeznaczonych do realizacji zadań utrzymania ruchu. Mogą to być zarówno wykonawcy wewnętrzni jak i zewnętrzni, mogą to być specjalistyczne maszyny i urządzenia, pojazdy, .... Opis takich zasobów, w odpowiednich rejestrach programu, powinien zawierać informacje o danych kontaktowych, o specjalizacjach, o dostępności (nieobecności pracowników, albo możliwości wypożyczenia specjalistycznego sprzętu). W przypadku zasobów zewnętrznych istotne mogą być szczegóły umów wiążących strony. Wszystkie te dane pozwalają na powiązanie przypisanie zasobów do utrzymywanych instalacji i urządzeń technicznych obiektu. Można dzięki temu zarządzać tymi zasobami, tzn. reagować w przypadkach pilnych awarii, planować niezbędne zasoby do realizacji przeglądów, rozwiązywać problemy nieobecności, ... I ostatni z podstawowych i niezbędnych elementów w każdym programie typu CMMS, czyli polityka i reguły utrzymania ruchu. Celem wyboru właściwej polityki utrzymania ruchu jest znalezienie optymalnego punktu równowagi pomiędzy kosztami utrzymania ruchu i kosztami awarii. Dzięki tym wszystkim elementom można użyć systemu CMMS do planowania przeglądów, generowania poleceń pracy, rejestracji zdarzeń dotyczących wyposażenia czy do zarządzania wykonawcami i podwykonawcami. A nowoczesne systemy CMMS pozwalają dodatkowo na zarządzanie projektami związanymi z utrzymaniem ruchu wraz z ich budżetami, zarządzanie magazynem części zamiennych i zakupami, generowanie raportów i analiz (koszty, MTBF, OCE). Możliwe są też interfejsy systemów CMMS z innymi systemami np. z systemami SCADA i BMS pozwalające na proaktywne utrzymanie ruchu, albo z systemami finansowo-księgowymi (magazyn, zakupy). Zdarza się, że w obszarze systemów wspomagających utrzymanie ruchu spotyka się wspominane już systemy EAM - Enterprise Assets Management. Przecież urządzenia i instalacje techniczne są również środkami trwałymi i mogą być w ten sposób zarządzane.
Dotarliśmy w ten sposób do fazy wynajmu i eksploatacji obiektu. Pojawiają się najemcy, użytkownicy. Wraz z nimi wracamy do programów z rodziny PMS – Property Management System. Rozpoczyna się teraz administrowanie umowami najmu. Wszystkie aspekty takich umów powinny być odwzorowane w tym oprogramowaniu. Sposoby naliczania czynszu, obliczanie kosztów eksploatacyjnych, współczynniki części wspólnych budynku czy poszczególnych pięter, sposoby płatności powinny się tam znaleźć. Programy te pozwalają również na konstruowanie budżetów na kolejne lata eksploatacji budynku czy też na optymalizację rentowności nieruchomości. I raz jeszcze, interfejsy i wymiany informacje z pozostałymi działającymi systemami będą nieocenioną pomocą. Przecież zarówno BIM - Building Information Modeling, czy EMS – Energy Management Software, albo CMMS - Computerized Maintenance Management System dysponują danymi i informacjami, które mogą być wykorzystane przez system PMS.
W fazie wynajmu i eksploatacji, pojawiają się właściwe usługi Facility Management. Oprócz budynku wraz z jego wyposażeniem mamy teraz do czynienia z najemcami, czyli z użytkownikami obiektu. Każdy z nich prowadzi swoją działalność podstawową, a celem działalności Facility Management jest przecież realizacja procesów wspierających tę działalność podstawową. Programy z kategorii CAFM - Computer Aided Facility Management stają się niezbędnym składnikiem nowoczesnego Facility Management. Przecież taki program to właśnie komputerowe wsparcie Facility Management. Podobnie jak w przypadku wcześniej wymienianych programów, tak i w przypadku programów z rodziny CAFM, można spotkać na rynku kilka programów z tej rodziny. Każdy z nich ma budowę modułową, mniej lub bardziej rozbudowaną. A jaka powinna być minimalna zawartość takiego programu? Przede wszystkim powinien się tam znaleźć opis obiektu, w którym świadczone są usługi Facility Management oraz opis organizacji i osób, dla których te usługi są przeznaczone. Źródłem opisu obiektu może być system BIM – Building Information Modeling, albo po prostu dokumentacja powykonawcza lub obmiar geodety. Szczegółowość tego opisu obiektu zależy od potrzeb i od dostępności danych. Opis może być bardzo dokładny, obejmujący wszystkie pomieszczenia wraz z ich danymi dotyczącymi powierzchni, przeznaczenia, typu podłoża, ..., lub tylko bardzo ogólny, może się zatrzymywać na poziomie piętra, budynku czy nawet obiektu. Zaś najlepszą metodą na opis organizacji i osób będzie interfejs i okresowa synchronizacja z systemami HRM - Human Resources Management. Oczywiście wszystkie te dane mogą również być wprowadzane ręcznie z wszystkimi niedogodnościami takiej metody (żmudne, pracochłonne, możliwość błędów, trudne uaktualnianie). Ręczne wprowadzanie danych stosowane jest zwykle w przypadku niewielkich organizacji, z ograniczonym dostępem do informacji źródłowych. Te dwie grupy danych stanowią podstawę informacji w systemie CAFM. Na ich bazie można już zbudować pewne funkcjonalności. Wystarczy połączyć te dwie grupy razem, czyli przypisać do konkretnego lokalu konkretnego użytkownika, aby uzyskać raport o powierzchni wolnej i zajętej, albo o powierzchniach zajętych przez poszczególne działy czy departamenty. Dzięki tym informacjom będzie można usytuować konkretną osobę w konkretnym miejscu. Jeśli dodatkowo umieścimy w takim programie bardziej szczegółowe informacje, np., do jakiej jednostki organizacyjnej jest przypisana ta właśnie osoba, czy też bardziej szczegółowy opis pomieszczeń i ich kategorii, będziemy mogli uzyskać interesujące zestawienia dotyczące wykorzystania i zagospodarowania powierzchni. Współdziałający z tymi danymi program typu GIS - Geographical Information System, pozwoli na jeszcze bardziej obrazowe prezentacje tych danych. Dane o pomieszczeniach i o ich użytkownikach mogą być również wykorzystane do zbudowania trochę bardziej zaawansowanego modułu Zarządzania Przeprowadzkami. Moduł taki nie będzie miał większego znaczenia w przypadku małych organizacji z niewielką ilością zmian w alokacji pomieszczeń. Ale w przypadku przeprowadzki kilkudziesięciu osób w ciągu jednego weekendu, tak, aby nie zakłócać działalności podstawowej, moduł Zarządzania Przeprowadzkami będzie niewątpliwie wielka pomocą. Pozwala on na odpowiednio wczesne dokonanie różnych symulacji, różnych scenariuszy rozmieszczenia poszczególnych osób, poszczególnych działów. Dzięki raportom w formie tabel, czy wydruków planów pomieszczeń można je porównywać ze sobą, wybierając najlepszą konfigurację. Pomaga również przy samym planowaniu przeprowadzek. Kto i kiedy będzie zmieniał biuro? Czy potrzebne są biura „buforowe”, do czasowego ulokowania przeprowadzanych osób? Ile przeprowadzek w ciągu jednego dnia należy wykonać? A może trzeba to zrobić w soboty i niedziele, aby nie przerywać pracy? Dobry program CAFM powinien pomóc znaleźć odpowiedzi na te pytania. No i w końcu sekwencja przeprowadzek, czyli które czynności i w jakiej kolejności trzeba wykonać. Przygotowanie kartonów, odłączenie i podłączenie sieci (IT, telefon, ...), etykietki na drzwiach, sprzątanie, ... To tylko kilka przykładów zadań, które trzeba poustawiać w odpowiedniej kolejności. Taki specjalistyczny moduł do zarządzania przeprowadzkami może być bardzo użyteczny. I dziwić może fakt, że spotyka się go sporadycznie w programach CAFM.
Kolejna funkcjonalność programów CAFM to Help Desk. Można ją spotkać chyba we wszystkich programach tego typu. Można powiedzieć, że po opisie organizacji i miejsca, Help Desk jest trzecią częścią fundamentu programu CAFM. Zanim moduł taki zacznie funkcjonować trzeba opisać w nim właśnie zakres działania. Czyli to, jakie usługi dla danej organizacji będą realizowane, jaki jest zakres umowy. Co mieści się w standardowym koszcie usługi, a co będzie obiektem dodatkowej wyceny. I na jakich zasadach te usługi będą wykonywane, czyli opis SLA (Service Level Agreement). Takie zasady realizacji usług też są zwykle opisane w umowie, więc należy wprowadzić te dane do systemu CAFM. Bardzo upraszczając, należy zapisać w systemie, że na przykład czas na wymianę przepalonej żarówki to dwie godziny, a czas na przymocowanie obrazu w korytarzu to dwa dni. W ten sposób system CAFM potrafi uruchomić automatyczne przypominanie o pracach do wykonania. Moduł Help Desk powinien również posiadać informacje o wykonawcach usług. Czy są to pracownicy wewnętrzni, czy należy wezwać kogoś z zewnątrz? Jakie są specjalności tych pracowników? Czy będzie to tzw. „złota rączka”, czy trzeba wezwać specjalistę? Organizacja wykonawcy stanowi kolejną informację zasilającą system CAFM. Moduł Help Desk obsługuje zwykle wiele zawodów, dotyczy nie tylko zgłoszeń usterek technicznych. Wszędzie tam, gdzie trzeba użyć jakichkolwiek zasobów wykonawcy, w określonym czasie, można odpowiednio sparametryzować dane i używać modułu Help Desk. Sposób używania takiego modułu może być różny, w zależności od zwyczajów w danej organizacji, od możliwości technicznych, od warunków umowy. Może to być klasyczny, czyli telefoniczny Help Desk, gdzie użytkownik zgłasza problem dzwoniąc na przeznaczony do tego celu numer wykonawcy. Tam zostaje obsłużony przez 24godzinny serwis przyjmujący, rejestrujący i rozdzielający zgłoszenia. Może to być również całkowicie zdecentralizowany system, w którym użytkownik sam loguje się do systemu i sam wprowadza dane dotyczące problemu. W takim przypadku moduł Help Desk powinien proponować jak najwięcej informacji do wyboru, aby jak najbardziej unikać wpisywania swobodnego tekstu. Będzie to użyteczne przy wszelkiego rodzaju statystykach i raportach. Bez względu na to, w jaki sposób informacje będą pojawiać się w systemie, powinny być one dostępne dla wszystkich w czasie rzeczywistym.
Kolejny moduł również bardzo często spotykany w oprogramowaniu CAFM to Rezerwacja Zasobów. I tutaj również, podobnie jak w przypadku modułu Help Desk, należy zacząć od dokładnego opisu składników tego modułu. Pierwszy i najważniejszy składnik to oczywiście opis zasobów. O jakich zasobach możemy mówić? Najczęściej używanym zasobem w obszarze Facility Management są sale konferencyjne. W obiektach biurowych, a zwłaszcza w siedzibach dużych firm, jest to zasób bardzo często używany i rzadko występujący w nadmiarze. Opisując sale konferencyjne na potrzeby modułu Rezerwacja Zasobów, można również wykorzystać istniejący już interfejs z systemem GIS dla łatwiejszego usytuowania konkretnego zasobu w budynku. Można również uzupełnić opis, dodając zdjęcia sali konferencyjnej w różnych konfiguracjach umeblowania. Ale zasobem mogą być również wszystkie urządzenia przenośne oddane do wspólnego użytkowania, takie jak rzutniki, ekrany, urządzenia nagłaśniające, ... Zasobem mogą być również usługi towarzyszące, na przykład tłumaczenia czy catering. Zasoby takie mogą być ze sobą połączone i rezerwowane tylko w odpowiednich zestawach. Wszystkie te informacje powinny być zawarte w opisie zasobów. Można również tworzyć zupełnie inne kategorie zasobów, na przykład flota samochodów do dyspozycji użytkowników, miejsca parkingowe, albo miejsca pracy w biurach do takich rezerwacji przygotowanych (tzw. Hot Desk). Informacje opisujące takie zasoby będą miały zupełnie inny charakter, ale powinny w jednoznaczny sposób określić, o którym zasobie mówimy. Kolejnym składnikiem modułu Rezerwacja Zasobów są kalendarze. Każdy z wcześniej określonych zasobów może posiadać własny kalendarz, można też używać jednego kalendarza do grupy zasobów. Ważne jest, żeby opisać w jakie dni, w jakich godzinach można korzystać z konkretnych zasobów. Połączenie tych wszystkich elementów w jedną całość pozwoli na podstawowe użytkowanie modułu Rezerwacja Zasobów. Rozwijając kolejne funkcje tego modułu można dodawać kolejne połączenia, na przykład z modułem Help Desk. Generując automatycznie polecenie pracy dla ekip sprzątających, nie będziemy musieli pamiętać, że po zakończonym spotkaniu, niektóre sale konferencyjne powinny być posprzątane. Albo, że należy dostarczyć specjalne, zarezerwowane urządzenie (np. sprzęt nagłaśniający), czy też polecenie pracy dla tłumacza. Wszystkie te dane powinny być odpowiednio przygotowane i wprowadzone do systemu w taki sposób, aby ich obsługa była jak najłatwiejsza dla końcowego użytkownika (jak najmniej swobodnego tekstu, intuicyjna nawigacja, ...).
Oprócz wymienionych już programów informatycznych, które można spotkać w obszarach Property Management i Facility Management, jest jeszcze wiele innych. Mogą one występować jako samodzielne programy lub jako specjalistyczne moduły w wymienianych programach. Warto wymienić, chociażby ze względu na dużą przydatność, programy do zarządzania projektami z rodziny PM – Project Management. Przecież w codziennej działalności Property i Facility Management bardzo często mamy do czynienia z mniejszymi lub większymi projektami. Niekiedy do zarządzania nimi wystarczą standardowe pakiety biurowe, a nieraz trzeba sięgnąć po coś bardziej rozbudowanego. Często spotyka się specjalistyczny moduł w programach CAFM lub CMMS. W tym ostatnim jest on bardziej zorientowany na projekty techniczne.
Inna grupa programów specjalistycznych to te, które wspierają usługi ochrony. Znajdziemy tu między innymi systemy kontroli dostępu, monitoring telewizji przemysłowej, systemy sygnalizacji włamania i napadu. Mogą się tu znaleźć systemy wykrywania i sygnalizacji pożaru oraz nadzoru urządzeń ochrony przeciw pożarowej. Zdarza się również, że stosowane są systemy identyfikacji fotograficznej osób czy też pojazdów. Taki zintegrowany system zarządzania usługami ochrony, SMS – Security Management System, może być bardzo rozbudowany, a informacje w nim zawarte są szczególnie istotne dla bezpieczeństwa przebywających w obiekcie użytkowników. Na przykład informacje z systemu rejestrowania wchodzących do budynku gości będą miały kluczowe znaczenie w przypadku nieoczekiwanej konieczności ewakuacji obiektu.
Na koniec warto wspomnieć jednej z nowszych grup programów. Chodzi o grupę IWMS - Integrated Workplace Management System. Jak z samej nazwy wynika programy tego typu łączą w sobie funkcjonalności przeznaczone do zarządzania szeroko pojętym miejscem pracy. Znajdziemy w nich między innymi moduł zarządzania nieruchomościami, moduł zarządzania projektami, funkcjonalności CAFM wraz z system informacji geograficznej, moduł zarządzanie obsługą techniczną, czy też wszystko, co dotyczy zrównoważonego rozwoju z zarządzaniem energią i mediami.
Ostatnim etapem życia nieruchomości jest jej wyburzenie. Nawet na tym etapie można odnaleźć oprogramowanie informatyczne. Będziemy mieć tutaj do czynienia z zamykaniem aktywności budynku i z wykorzystaniem systemów z kategorii BIM. W prawidłowo prowadzonych procesach na tym etapie odnajdziemy również programy z kategorii DMS – Document Management System. Taki system zarządzania dokumentami pomoże uporządkować, prawidłowo sklasyfikować, a przede wszystkim zarchiwizować dokumenty dotyczące całej historii obiektu.
Widzimy, że różne programy stosowane w obszarach Property i Facility Management używane są w różnych okresach życia budynku. Poniży rysunek obrazuje, kiedy niektóre z wymienionych programów pojawiają się w kolejnych stadiach.
Można zaobserwować również, że te różne programy przenikają się wzajemnie, mają niekiedy zbliżone funkcjonalności albo zawierają niemal identyczne moduły. Im bardziej rozbudowane systemy, tym więcej funkcjonalności, tym więcej modułów. Czy lepiej jest oprzeć się na jednym, bardzo rozbudowanym systemie, zawierającym wszystkie lub prawie wszystkie niezbędne funkcjonalności, czy też samemu składać taki system z pojedynczych, wyspecjalizowanych programów? Dla osób pracujących z takimi programami, to naprawdę trudny wybór. Odpowiedź nie jest prosta, a zależy między innymi od strategii firmy, od polityki inwestycyjnej, albo od powiązań z innymi filiami tej samej firmy. Jednakże warto przypomnieć, że sam wybór nawet najlepszego oprogramowania nie zapewni jego efektywnego działania. Niezbędny jest proces wdrożenia i parametryzacji. Wtedy szanse, że takie oprogramowanie spełni oczekiwania są dużo większe.
Racjonalne stosowanie specjalistycznego oprogramowania w obszarach Property i Facility Management podnosi niewątpliwie jakość świadczonych usług. Coraz więcej dostawców oraz odbiorców tych usług zdaje sobie sprawę z tego, że działania nastawiane tylko na najniższą cenę nie dają w dłuższej perspektywie oczekiwanych efektów finansowych, a ich jakość jest co najmniej wątpliwa. Rezultatem jest bylejakość. Czy stać nas wszystkich na to, aby świadczyć byle jakie usługi? Czy stać nas wszystkich na to aby byle jakie usługi kupować? Coraz więcej dostawców oraz odbiorców tych usług zdaje sobie sprawę z tego, że rozważnie poniesione koszty na wdrożenie specjalistycznego oprogramowania przynoszą wszystkim wymierne korzyści.
Fragmenty tego artykułu zostały opublikowane w numerze 2/2015 periodyku "Facillity Manger."
