Facility Management we właściwym świetle

Ten artykuł został opublikowany w numerze 2/2024 periodyku Obiekty pod tytułem Facility Management w nowym świetle. Poniższy tekst to fragment tego artykułu pod nieco zmienionym tytułem - FM we właściwym świetle.

Współczesny świat biznesu charakteryzuje się nieustanną dynamiką i rosnącą konkurencją. W tym kontekście, kluczowe znaczenie dla rozwoju organizacji ma optymalizacja procesów i maksymalizacja efektywności. Właśnie w tym obszarze Facility Management (FM), dostarczając usługi wsparcia działalności podstawowej, odgrywa coraz ważniejszą rolę. Bez względu na sposób dostarczania tych usług, realizację poprzez zasoby własne (ang. in-house), czy też zlecanie na zewnątrz (ang. outsourced), wpływają one na działalność każdej organizacji gospodarczej.

Mimo tego, że stereotypowe postrzeganie FM jako prostej obsługi technicznej lub sprzątania nadal jest bardzo powszechne, to coraz więcej odbiorców usług FM zdaje sobie sprawę, że FM to dużo więcej niż zarządzanie obiektami i utrzymanie infrastruktury. Nowoczesne podejście do FM traktuje je jako strategiczne narzędzie, które może znacząco przyczynić się do osiągania celów biznesowych. A wśród korzyści płynących z wdrożenia tak rozumianego FM można odnaleźć:

• Wzrost efektywności działalności podstawowej: FM wspiera, usprawnia i ułatwia procesy zachodzące w organizacji, tak aby przebiegały one bez zakłóceń, co przekłada się na wzrost produktywności i konkurencyjności
• Zwiększenie komfortu pracy i poprawę bezpieczeństwa: FM dba o komfort i ergonomię stanowisk pracy, co wpływa na morale i motywację pracowników oraz zapewnia bezpieczne warunki pracy i chroni przed różnego rodzaju zagrożeniami
• Optymalizację kosztów: FM pozwala na racjonalizację wydatków operacyjnych firmy, a także na identyfikację potencjalnych oszczędności
• Wzmocnienie wizerunku firmy: Profesjonalne zarządzanie obiektami i utrzymanie infrastruktury, dbałość o bezpieczeństwo i komfort pracowników, wdrażanie ekologicznych rozwiązań i wykorzystywanie nowoczesnych technologii budują pozytywny wizerunek firmy w oczach klientów i partnerów

Ewolucja branży usług FM w krajach, w których są one bardziej rozwinięte potwierdza, że takie właśnie, strategiczne podejście do usług FM jest tam coraz bardziej popularne. Ten kierunek zmian zaczyna docierać również na polski rynek. Przekształcenie prostych usług wsparcia w strategiczne usługi Facility Management wymaga dużej elastyczności i przemodelowania sposobów świadczenia usług. Niezbędne są również odpowiednie zasoby zdolne do dialogu na strategicznym poziomie, aby jak najlepiej dopasować dostarczane usługi FM do oczekiwań i wymagań odbiorców. Taka ewolucja, to również nowe wyzwania dla FM:

• Wzrost znaczenia strategicznego wsparcia działalności podstawowej: W dobie ciągłej konkurencji i poszukiwań najbardziej efektywnych metod zarządzania i sposobów na osiąganie coraz to lepszych wyników, dostarczanie usług FM ułatwiających osiąganie celów strategicznych staje się kluczowe dla optymalizacji kosztów i budowania przewagi konkurencyjnej
• Połączenie przychodów z kosztami: Potwierdzanie wpływu FM na generowanie przychodów i tworzenie wartości dla organizacji staje się coraz ważniejsze dla uzasadnienia strategicznej roli tej dziedziny
• Budowanie strategicznych partnerstw: Współpraca z innymi działami wsparcia w celu osiągania wspólnych celów biznesowych, wspierających działalność podstawową, staje się kluczowym elementem sukcesu dla FM
• Profesjonalizacja branży usług FM: Ciągłe dążenie do podnoszenia kwalifikacji zawodowych poprzez edukację i szkolenia nabiera coraz większego znaczenia w odpowiedzi na rosnące oczekiwania dotyczące jakości dostarczanych usług. Wykorzystywanie ogólnie przyjętych norm i standardów do organizacji pracy, potwierdzanie tych metod poprzez certyfikacje oraz praktyczne ich stosowanie na poziomie operacyjnym stanowią niezbędne czynniki warunkujące powodzenie strategicznej misji FM
• Transformacja technologiczna: Wdrażanie nowych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, automatyzacja i Internet Rzeczy (IoT), otwiera nowe możliwości dla FM, ale wymaga również dostosowania umiejętności i strategii
• Zrównoważony rozwój: Realizacja celów klimatycznych i dążenie do neutralności emisyjnej stają się coraz ważniejszymi priorytetami dla FM, co wymaga wdrażania nowych rozwiązań i praktyk, w tym aktywnego raportowania ESG

Pojmowanie Facility Managementu w taki właśnie sposób, jego adaptacja do zmieniających się realiów, umiejętne wykorzystanie nowych trendów będą kluczowe dla sukcesu tej dziedziny w przyszłości. A dostawcy usług, zarówno zewnętrzni jak i wewnętrzni, którzy wybiorą ten kierunek, będą mieli przewagę konkurencyjna nad innymi, którzy będą się zadowalać dostarczaniem prostych usług pomocniczych.

Pomimo tak istotnego znaczenia dla każdej organizacji i pomimo tak szerokiego zakresu odziaływań rynek usług FM wciąż nie jest wystarczająco rozpoznany zarówno przez odbiorców jak i przez dostawców tych usług.
Tylko niektóre organizacje odbiorcze dostrzegają tę niezwykle istotna rolę, którą odgrywa Facility Management we wpieraniu ich dążeń do osiągania strategicznych celów. Pozostałe poprzestają na zakupie usług FM, pojedynczych lub w niewielkich pakietach, dążąc raczej do minimalizacji kosztów, a zapominając, że usługi FM mogą również generować przychody i tworzyć wartość dla każdej organizacji.

Tylko niektórzy dostawcy usług FM zdają sobie sprawę z roli jaką usługi FM odgrywają we wspieraniu swoich klientów w osiąganiu ich celów strategicznych. Pozostali proponują swoim klientom tylko dostarczanie usług, nie szukając ich związku z działalnością podstawową odbiorców.

Każdy odbiorca usług FM jest inny, każdy prowadzi swoją działalność podstawową i każdy ma swoje biznesowe cele. Firma zajmująca się produkcją na dalekich przedmieściach mniejszego miasta wojewódzkiego i zarządca budynku biurowego w centrum Warszawy mają różne potrzeby i wymagania. Jednak jeśli są one spójne z długoterminowymi celami strategicznymi każdej z tych firm i jako takie są przekazane dostawcy usług FM, to Facility Management potrafi w odpowiedni sposób wesprzeć każdą z tych firm i ułatwić osiągnięcie tych celów.