Strategia w FMie

Strategia, strategii, strategiczny, … Od pewnego czasu to słowo jest odmieniane na wszystkie sposoby i łączone z Facility Managementem. Czy to nowa „moda”, chwyt marketingowy, czy też trwały trend i rzeczywista potrzeba połączenia strategii i Facility Management?

O strategii w Facility Management zaczęto mówić już wiele lat temu. O tym, że FM powinien pozostawać w ścisłej synchronizacji z misją, wizją oraz celami organizacji, można było dowiedzieć się już w 2006 roku (patrz pierwszy dokument z poniższej listy).

A ostatni dokument na liście, norma ISO z 2020 roku, to ostateczne potwierdzenie powiązania strategii z Facility Management.

Strategia

Zanim przyjrzymy się temu powiązaniu, warto wspomnieć o samej strategii jako o przemyślanym planie działań w jakiejś dziedzinie. Można powiedzieć, że strategia występuje w każdej firmie. Przecież w każdej organizacji mamy do czynienia z ustalaniem celów, planowaniem sposobów ich osiągania i z ich realizowaniem na co dzień. A to prosty przykład trzech poziomów funkcjonowania organizacji: strategicznego, taktycznego i operacyjnego. W zależności od wielkości organizacji znaczenie strategicznego poziomu będzie różne. Dla mikro przedsiębiorstwa może to być tylko pomysł założyciela na biznes, a w dużych organizacjach będzie to specjalny dział zarządzania strategicznego wspierany zewnętrznymi konsultantami.

Strategia rozpoczyna się na najwyższym poziomie organizacji z określeniem misji organizacji, czyli odpowiedziami na pytania kim jesteśmy, po co istniejemy, co jest naszym produktem, kim są nasi klienci i odbiorcy. Następny krok to wartości, czyli to w co wierzymy w naszej działalności, czym się kierujemy, co jest ważne dla klientów, dla organizacji, dla pracowników. I w końcu jaka jest wizja naszej przyszłości, do czego dążymy, co chcemy osiągnąć, jakie są nasze aspiracje.

Analizy

Zanim określimy cele strategiczne pozwalające tę wizję zrealizować, warto posłużyć się różnymi analizami np. PESTLE, czyli spojrzeć na otoczenie Polityczne, Ekonomiczne, Społeczne, Technologiczne, Prawne i Środowiskowe lub SWOT, czyli ocenić słabe i mocne strony organizacji oraz szanse i zagrożenia. Oprócz wymienionych istnieje jeszcze wiele, mniej lub bardziej skutecznych, metod analiz strategicznych, takich jak Zrównoważona Karta Wyników, Benchmarking, 5 sił Portera, … Można wybrać jedną lub kilka, aby poprawnie zdefiniować strategię swojej organizacji.

Po fazie analiz przystępujemy do definicji długoterminowych celów strategicznych dla całej organizacji. Oczywiście cele powinny być SMART (to już wszyscy wiemy). Należy również pamiętać o sposobach monitorowania i ewaluacji realizacji tych celów.

Plany

Na bazie celów strategicznych organizacji powinny powstać strategiczne plany dla poszczególnych działów organizacji. Prawdopodobnie pierwszy taki plan będzie dotyczył działalności podstawowej, core businessu. Ale dobrze jest, gdy takie plany powstaną również dla innych działów wspierających, wśród których będzie oczywiście Facility Management. Osoby kierujące poszczególnym działami wspierającymi powinny brać udział w definiowaniu planów dla swoich działów.

Jeżeli taki plan istnieje, to na poziomie taktycznym powinno nastąpić przełożenie celów strategicznych na polityki organizacji (inwestycyjną, cenową, zakupową, środowiskową, …). Na tym poziomie zostaną również zrealizowane audyty (kosztów, dostępności i kompetencji zasobów, ryzyk, …) pozwalające na podjęcie właściwych decyzji co do wyboru modelu realizacji usług Facility Management.

Wyniki tych działań pomogą w zdefiniowaniu celów taktycznych dla Facility Managementu, które również powinny być monitorowane i ewaluowane oraz powinny być SMART.

Procesy

Kolejny krok niżej w strukturze organizacyjnej to miejsce, gdzie zajmiemy się zarządzaniem procesowym. To na tym poziomie odbywa się budowa nowych lub adaptacja istniejących procesów. Najpierw w skali makro powstaje mapa procesów, a następnie definiowane są szczegółowe procesy niezbędne do realizacji wyznaczonych celów (więcej o procesach można przeczytać w artykule Procesy w FM?). Tutaj też zostaną opisane cele operacyjne i sposoby ich monitorowania i ewaluowania.

Następny etap to procedury, instrukcje stanowiskowe, zadania i wszystkie inne dokumenty operacyjne niezbędne do realizacji założonych celów. To już jest poziom operacyjny, na którym przydzielone poszczególnym pracownikom zadania są realizowane.

Modele FM

Nietrudno będzie zachować taki przebieg w przypadku modelu realizacji usług FM opartego na wewnętrznych zasobach (in-house). Osoby kierujące działem FM powinny mieć ciągły dostęp do najwyższego kierownictwa na poziomie strategicznym, aby ciągle monitorować ewentualne wewnętrzne i zewnętrzne zmiany i dopasowywać usługi FM do strategicznych celów całej organizacji. Nie dziwi więc pojawienie się stanowiska CFMO (Chief Facility Management Officer) w organizacjach, które dostrzegły jak ważna rolę Facility Management odgrywa w realizacji ich strategicznych celów.

W przypadku modelu realizacji usług FM opartego na współpracy z zewnętrznym dostawcą usług (outsourcing), niezbędny jest dialog obu stron na najwyższych poziomach kierownictwa w celu jak najdokładniejszego przekazania całej strategii i związanych z nią oczekiwań organizacji odbiorczej. Tylko wtedy dostawca usług FM będzie mógł dostosować swoją własną strategię do strategii organizacji odbiorczej. A każda organizacja FM powinna posiadać swoją własną strategię dotyczącą dostarczania usług wspierających, czyli usług FM i w elastyczny sposób dopasować ją do strategii i wynikających z niej potrzeb każdego odbiorcy. Tylko wtedy, każdy klient będzie odpowiednio obsłużony, bo tylko wtedy Facility Management będzie mógł pozytywnie oddziaływać na jakość życia ludzi i efektywność działalności podstawowej organizacji odbiorczej. Model Facility Management uwzględniający powyższe procesy mógłby wyglądać jak na rysunku poniżej, a rozszerzona definicja FM mogłaby brzmieć następująco:

Facility Management to funkcja w organizacji integrująca ludzi, miejsca, procesy i technologie w ramach zagospodarowanej przestrzeni. Jej celem jest poprawa jakości życia ludzi z tej przestrzeni korzystających i wzrost efektywności prowadzonej w tej przestrzeni działalności podstawowej. Cel ten jest realizowany poprzez świadczenie i ciągłe doskonalenie uzgodnionych usług wsparcia będących w ciągłej synchronizacji ze strategią organizacji odbiorczej.

Co dalej

Strategiczne podejście do Facility Managementu to duże wyzwanie, gdyż wiąże się z tym potrzeba elastyczności i przemodelowania sposobów świadczenia usług. Niezbędne są odpowiednie zasoby zdolne do dialogu na strategicznym poziomie, aby jak najlepiej dopasować dostarczane usługi.

Oczywiście to rynek będzie dyktował te sposoby współpracy. Na polskim rynku strategiczne podejście do Facility Managementu nie jest jeszcze rozpowszechnione, ale taki model jest coraz bardziej popularny w krajach, w których FM jest bardziej rozwinięty. Ten trend dotrze również na polski rynek. Warto się do tego przygotować i być gotowym na takie wyzwania. Oczywiste jest, że organizacje FM gotowe na strategiczne podejście do swoich usług będą mogły być rzeczywistym partnerem dla wymagających odbiorców. Jeżeli nie będziemy nadążać za rozwojem branży FM, to pozostaniemy na poziomie dostawców prostych usług wsparcia. Wybór jest w naszych rękach.